Thay thế văn bản

Thông thường, bạn tìm một từ hay cụm từ bởi vì bạn muốn thay thế nó bởi từ hay cụm từ khác. Chẵng hạn như bạn muốn thay thế một từ bị viết sai chính tả, hoặc cần xóa hàng loạt các từ hoặc cụm từ cụ thể nào đó.

Bạn có thể thực hiện công việc này chỉ với một số bước đơn giản sau:

1 Trên thẻ Home nhấn Replace (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + H).

Hộp thoại Tìm kiếm và Thay thế


2 Nhập từ hoặc cụm từ cần tìm vào ô Find what.

3 Nhập từ hoặc cụm từ cần thay thế cho từ hoặc cụm từ cần tìm vào ô Replace with.

4 Nhấn nút Find Next để tìm từ cần thay thế.

5 Nhập nút Replace để thay thế từ đang được chọn. Tiếp tục nhấn Replace để tìm và thay thế cho từ tiếp theo.

6 Nhấn nút Replace All để thay thế tất cả các cụm từ trong tài liệu mà không cần phải duyệt qua và thay thể từng từ như nút Replace.

7 Click Cancel để đóng hộp thoại Find and Replace.

Có cách nào xóa hàng loạt một cụm từ trong toàn bộ tài liệu không?

Có, bạn chỉ cần nhập cụm từ cần xóa vào ô Find what. Còn ở ô Replace with thì bạn xóa rỗng tất cả (xóa luôn cả ký tự khoảng trắng nếu có). Tiếp theo, nhấn nút Replace All, như vậy là bạn đã loại bỏ hoàn toàn cụm từ không cần thiết ra khỏi tài liệu.

Tìm kiếm văn bản

Đôi khi, bạn muốn tìm kiếm một từ hoặc một cụm từ trong tài liệu. Thông thường, bạn phải dò từ đầu đến trang cuối của tài liệu để tìm. Việc này cũng không quá khó khăn với những tài liệu chỉ một hay vài trang, nhưng hãy tưởng tượng, bạn phải dò như vậy trong vài chục hoặc vài trăm trang tài liệu?

Trong bài, chúng ta sẽ thực hiện việc tìm một từ hoặc cụm từ trong tài liệu chỉ với vài thao tác.

1 Click vào thẻ Home chọn Find (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + F).


2 Nhập từ hoặc cụm từ mà bạn cần tìm. Từ hoặc cụm từ tìm thấy sẽ được tô sáng (highlights) trong tài liệu.

3 Nút điều hướng xuống, lên cho phép bạn di chuyển đến các từ được tìm thấy tiếp theo hoặc trở về trước đó.

4 Nhấn vào nút Close (X) để đóng khung tìm kiếm.

Tìm kiếm nâng cao


Trường hợp bạn cần tìm từng từ hoặc cụm từ tại một thời điểm, hoặc tùy chọn nâng cao hơn nữa để tìm, bạn có thể sử dụng tính năng tìm kiếm nâng cao.

1 Click nút sổ xuống của nút Find trên thẻ Home

2 Chọn Advanced Find....


3 Nhập từ khóa cần tìm vào ô Find what.



4 Nhấn nút Find Next để đi đến từ được tìm thấy kế tiếp.

5 Nhấn nút Close để đóng hộp thoại tìm kiếm.

6 Nhấn Reading Highlight, chọn Highlight All để tô sáng tất cả các từ hoặc cụm từ được tìm thấy.

7 Click chọn vào ô Match case nếu bạn muốn tìm chính xác đến ký tự viết hoa và viết thường.

Chọn lệnh

Sau khi quét chọn văn bản, bạn có thể thực hiện định dạng bằng cách click chuột vào nút lệnh trên thanh Ribbon. Bên cạnh những nút nhấn đơn thuần, bạn cũng bắt gặp một số loại nút tùy chọn thông dụng như sau:

Dropdown (nút sổ xuống), kế bên nút lệnh sẽ có thêm nút tam giác nhỏ, click vào nút tam giác này, sẽ có nhiều tùy chọn hơn nữa được hiển thị ra cho bạn lựa chọn. Chẳng hạn, bạn muốn chọn màu cho văn bản. Việc click vào nút tam giác kế bên nút  sẽ hiện ra bảng màu cho bạn lựa chọn như hình minh họa dưới đây.



Context menu (menu ngữ cảnh hay menu chuột phải), bằng cách click chuột phải trên đối tượng được quét chọn, một danh sách các lệnh sẽ xuất hiện cho bạn lựa chọn nhanh. Menu ngữ cảnh rất hay và hữu ích, vì nó hiển thị các lệnh phù hợp và được sử dụng nhiều cho đối tượng mà bạn đang chọn.



DialogBox Lancher (nút mở hộp thoại), ở bài viết Khám phá giao diện Word 2010, chúng ta đã được giới thiệu về nút lệnh này. DialogBox Lancher nằm ở góc dưới bên phải của nhóm, cho phép mở hộp thoại với nhiều tùy chỉnh hơn nữa của nhóm mà nó thuộc về. Ví dụ, bạn nhấn vào nút DialogBox Lancher của nhóm Paragraph, hộp thoại Paragraph sẽ xuất hiện với nhiều lệnh mới mà bạn không thể tìm thấy trên thanh Ribbon.



Chọn văn bản

Để định dạng cho phần nội dung nào đó, bạn cần quét chọn (tô khối) nội dung đó, rồi chọn định dạng. Như vậy, Word sẽ áp dụng định dạng hoặc thực hiện lệnh cho đoạn văn bản đã chọn. Sau đây là một vài thao tác cơ bản để chọn văn bản.



Sử dụng chuột, nhấn giữ chuột trái tại vị trí bắt đầu của đoạn cần chọn, rồi di chuyển chuột (vừa nhấn giữ chuột trái, vừa rê chuột) đến vị trí cuối của đoạn văn bản. Sau đó thả chuột trái.

Sử dụng phím điều hướng, đặt con trỏ ở đầu đoạn văn bản cần chọn, nhấn giữ phím Shift, sau đó nhấn các phím điều hướng trên bàn phím để chọn đoạn văn bản.

Chọn tất cả, nhấn tổ hợp phím Ctrl + A

Nhấn tổ hợp phím Ctrl + A để chọn tất cả


Chọn từng đoạn rời rạc, trong khi quét chọn, nhấn giữ phím Ctrl

Nhấn giữ phím Ctrl để chọn các đoạn rời rạc nhau


Chọn liên tục một đoạn dài, đặt con trỏ ở đầu đoạn cần chọn, nhấn giữ phím Shift, sau đó nhấp chuột vào cuối đoạn.


Nhập văn bản trong Word 2010

Ngắt dòng

Văn bản được nhập vào sẽ xuất hiện ở phía bên trái con trỏ. Khi nhập đến gần hết dòng, văn bản sẽ tự động xuống dòng. Trường hợp bạn cần xuống dòng ở một vị trí nào đó, bạn hãy gõ Enter hoặc Shift + Enter.



Nhập khoảng trắng

Thông thường để nhập khoảng trắng bạn nhấn phím Space bar . Tuy nhiên, để có nhiều hơn 1 khoảng trắng, đặc biệt là khi cần thụt đầu dòng, bạn nên nhấn phím Tab, thay vì gõ phím Space bar nhiều lần.

Xóa ký tự

Phím Backspace dùng để xóa ký tự đứng trước con trỏ; phím Delete dùng để xóa ký tự phía sau con trỏ. Trường hợp cần xóa một đoạn văn bản, bạn chọn đoạn văn bản trước, sau đó nhấn phím Backspace hoặc Delete đều được.

Nhập ký tự IN HOA

Trên bàn phím, đối với những phím có ghi 2 ký tự (ví dụ phím số 2 bao gồm ký tự 2 và @), để nhập ký tự ghi phía trên (ví dụ @), chúng ta sẽ nhấn giữ phím Shift, sau đó gõ phím chứa ký tự cần nhập. Tương tự, để nhập ký tự in hoa, bạn cũng thực hiện như vậy.
Trong trường hợp bạn cần nhập nhiều ký tự in hoa, nếu cứ phải giữ phím Shift thì rất bất tiện. Lúc này, bạn chỉ cần nhấn phím Caps Lock, trên bàn phím đèn báo hiệu Caps Lock sẽ sáng lên, ký tự nhập vào lúc này sẽ được IN HOA. Để kết thúc việc nhập ký tự in hoa, bạn nhấn phím Caps Lock một lần nữa (đèn Caps Lock trên bàn phím tắt).

Chèn ký tự symbol

Để chèn những ký tự đặc biệt không có sẵn trên bàn phím, bạn click vào thẻ Insert sau đó chọn Symbol trên thanh Ribbon.


Tiếp tục chọn More Symbols... nếu muốn có nhiều symbol hơn nữa.

Di chuyển hoặc sao chép văn bản

Đây là thao tác rất thông dụng và hữu ích trong quá trình soạn thảo văn bản. Giúp tạo nhanh nội dung hoặc sắp xếp lại nội dung mà không phải nhập đi nhập lại văn bản nhiều lần. Thao tác thực hiện như sau:

1 Quét chọn đoạn văn bản cần sao chép hoặc di chuyển.

2 Trên thẻ Home nhấn nút Copy (sao chép văn bản) hoặc Cut (di chuyển văn bản) trong nhóm Clipboard.



3 Đặt con trỏ tại vị trí cần dán đoạn văn bản vừa sao chép, nhấn nút Paste trên thẻ Home

Khác nhau giữa gõ Enter và tổ hợp phím Shift + Enter để ngắt dòng trong văn bản?

Enter: ngắt đoạn, dòng mới sẽ nằm ở đoạn mới, không thuộc đoạn ban đầu.
Shift + Enter: ngắt dòng trong đoạn, dòng mới vẫn thuộc về đoạn ban đầu.

Làm thế nào để chuyển đổi qua lại giữa chữ IN HOA và chữ in thường?

Bạn hãy nhấn tổ hợp phím Shift + F3 để văn bản được chuyển đổi qua lại giữa các định dạng, sau mỗi lần nhấn.

Có cách nào để thực hiện nhanh thao tác sao chép hoặc di chuyển văn bản?

Bạn hãy thường xuyên sử dụng các tổ hợp phím tắt sau:
Ctrl + C: sao chép đoạn văn bản.
Ctrl + X: cắt đoạn văn bản để di chuyển.
Ctrl + V: dán đoạn văn bản vừa được sao chép hoặc cắt.

Con trỏ

Con trỏ văn bản là ký hiệu | nhắp nháy trong vùng soạn thảo, cho biết vị trí của ký tự sẽ được nhập vào. Để di chuyển con trỏ đến một vị trí nào đó, đơn giản là bạn chỉ cần click chuột vào vị trí đó. Hoặc bạn cũng có thể sử dụng phím điều hướng lên , xuống , trái , phải trên bàn phím để di chuyển con trỏ văn bản lần lượt theo hướng: lên dòng trên, xuống dòng dưới, qua trái 1 ký tự, qua phải 1 ký tự.

Con trỏ văn bản


Dưới đây là một số phím giúp di chuyển con trỏ dễ dàng.

Ctrl + di chuyển qua bên phải 1 từ.

Ctrl + di chuyển qua bên trái 1 từ.

Home đưa con trỏ về đầu dòng.

End đưa con trỏ về cuối dòng.

Page Up cuộn trang tài liệu lên 1 màn hình.

Page Down cuộn trang tài liệu xuống 1 màn hình.

Sử dụng bàn phím để chọn lệnh trong Word 2010

Thông thường để chọn và thực hiện lệnh bạn thường dùng chuột để nhấn vào các nút lệnh trên thanh menu của chương trình. Tuy nhiên, với hệ thống Ribbon của Word 2010, bạn hoàn toàn có thể thực hiện các lệnh mà không cần đến click chuột. Việc này giúp cho tay của bạn luôn nằm trên bàn phím, và một khi đã sử dụng thành thạo thì hiệu quả công việc sẽ cao hơn.

1 Nhấn phím Alt trên bàn phím



Lúc này, các lệnh trên Ribbon sẽ được gán bởi những chữ cái hoặc chữ số.

2 Tiếp theo bạn nhấn chữ cái tương ứng với một tab. Ví dụ bạn nhấn phím P. Word sẽ tiếp tục hiển thị các chữ cái tương ứng với mỗi lệnh trong tab.



3 Bạn tiếp tục nhấn một chữ cái hoặc các chữ cái tương ứng với lệnh muốn thực hiện. Ví dụ LN (để hiển thị số dòng). Vì đây là một danh sách lựa chọn nên các lựa chọn sẽ được liệt kê, kèm theo các ký tự phím tắt được gán cho nó.



4 Nhấn ký tự tương ứng, Word sẽ áp dụng tùy chọn mà bạn đã chọn. Tại đây, bạn cũng có thể sử dụng phím điều hướng lên xuống để chọn các tùy chọn trong danh sách, sau đó gõ Enter để thực hiện.

Làm gì nếu bạn lở chọn sai phím?


Bạn hãy nhấn phím Esc để trở về lựa chọn trước đó và chọn lại. Nếu bạn nhấn phím Alt thì các ký tự shortcut sẽ biến mất.

Làm việc với Backstage View trong Word 2010

Trong Backstage view, bạn có thể tìm thầy một danh sách các lệnh giúp bạn quản lý tập tin và tùy chỉnh chương trình. Chẳng hạn, bạn có thể mở một tập tin có sẵn, lưu tập tin hiện hành, in tài liệu, xem các thông tin về tài liệu hoặc thiết lập các tùy chọn cho chương trình word...

Vào Backstage view bằng cách click chọn vào thẻ File



Tại đây, chúng ta sẽ tìm thấy một số lệnh thông dụng ở cột bên trái. Bằng cách click vào những lệnh này, thông tin hoặc những tùy chọn riêng biệt của từng lệnh sẽ xuất hiện ở bên phải. Dưới đây là mô tả cho một số lệnh thông dụng trong Backstage view:

Save: Lưu lại tập tin hiện hành
Save As: Lưu lại thành tập tin khác.
Open: Mở tập tin sẵn có trên máy tính
Close: Đóng tài liệu đang mở (không thoát chương trình).
Info: Cho phép xem thông tin mô tả của tập tin như: Tên tài liệu, ngày tạo, tác giả, kích thước, số trang, số từ...
Recent: Liệt kê những tài liệu được mở trong khoảng thời gian gần nhất trước đó.
New: Tạo một tài liệu mới.
Print: In tài liệu
Save & Send: Lưu tài liệu lại, sau đó khởi động chương trình quản lý email để thực hiện gửi đính kèm tài liệu vừa lưu.
Help: Hướng dẫn sử dụng chương trình (mặc định là tiếng Anh).
Options: Khi click và lệnh này, một cửa sổ sẽ hiện ra với đầy đủ các thiết lập cho chương trình word, ví dụ: đổi chủ đề, thay đổi đơn vị tính...
Exit: Thoát hoàn toàn khỏi chương trình word. Lệnh này tương ứng với nút Close (X) ở góc trên bên phải của cửa sổ chương trình.

Khám phá giao diện Word 2010


1. Thanh tiêu đề (Title Bar)

Hiển thị tên chương trình và tên tập tin đang mở.

2. Thanh truy xuất nhanh (Quick Access Toolbar)

Chứa các nút lệnh thực hiện các thao tác thông dụng như : lưu tài liệu (save), trở về thao tác trước đó (undo), hay đi tới thao tác gần nhất (redo). Thanh truy cập nhanh cũng cho phép người dùng thêm các nút lệnh thường dùng của mình.

3. Ribbon

Một hệ thống tổ chức các lệnh, bao gồm 3 thành phần: thẻ (tab), nhóm (group) và lệnh (command)


  • Thẻ (Tab): chứa các nhóm lệnh, mỗi thẻ đại diện cho những hành động thông dụng và liên quan với nhau. Chắng hạn, thẻ Home, bao gồm các nhóm lệnh về định dạng chữ và đoạn văn bản; thẻ Insert, cho phép chèn các đối tượng đồ họa, đa phương tiện vào văn bản như hình ảnh, lưu đồ, biểu bảng... 
  • Nhóm (Group): chứa các lệnh liên quan, mỗi nhóm có một tên riêng thể hiện chức năng cơ bản của nhóm đó, như: nhóm Font, chứa các lệnh về định dạng chữ; nhóm Paragraph, chứa các lệnh về định dạng đoạn, nhóm Styles, chứa các định dạng về kiểu...
  • Lệnh (Command): xuất hiện trong mỗi nhóm để thực hiện một chức năng cụ thể.


4. Vùng soạn thảo (Document Area)

Hiện thị nội dung của tài liệu, đồng thời cho phép nhập, chỉnh sửa nội dung tại con trỏ nhắp nháy.

5. Nút mở hộp thoại (Dialog Box Lancher)

Nằm ở góc phía dưới bên phải của nhóm. Cung cấp nhiều tùy chỉnh hơn nữa của các nhóm khi click vào nút này.

6. Thanh trượt (Scroll Bar)

Cho phép cuộn lên, xuống để xem tài liệu.

7. Thanh trạng thái (Status Bar)

Hiền thị thông tin tài liệu như số trang, số từ trong tài liệu ở góc bên trái. Bên phải cho phép điều khiển phóng to thu nhỏ và các chế độ xem của tài liệu.

8. Thẻ ngữ cảnh (Contextual Tab)

Đây có thể xem là một bước cải tiến đột phá trong hệ thống menu của Word 2010. Thẻ ngữ cảnh chỉ xuất hiện khi bạn click chọn vào một đối tượng cụ thể. Thẻ này chứa các công cụ định dạng dành riêng cho đối tượng đang được chọn. Ví dụ, hình bên dưới là hai thẻ ngữ cảnh Picture Tools và Table Tools lần lượt xuất hiện khi bạn chọn đối tượng hình ảnh và bảng biểu.


Thẻ ngữ cảnh tỏ ra rất ưu việt, mọi định dạng dành cho đối tượng được chọn gần như nằm trên thanh công cụ này. Vì thế bạn không cần phải mất thời gian tìm lệnh trên các thẻ còn lại.

Thanh Ribbon chiếm hết màn hình của tôi.

Thật vậy, bên cạnh việc trưng bày các nút lệnh rõ ràng và dễ dàng sử dụng, Ribbon cũng để lộ một hạn chế là làm choáng ngợp màn hình soạn thảo, đặc biệt là đối với các thiết bị có màn hình khiêm tốn như laptop hay tablet. Tuy nhiên, bạn hoàn toàn có thể làm cho thanh Ribbon hiển thị ở dạng rút gọn để tối ưu hóa diện tích màn hình, bằng cách click vào nút thu nhỏ ở góc trên bên phải của Ribbon.


Đăng ký nhận bài viết mới